Att leda möten/samtal – en konst
Att leda samtal/möten på ett sätt så att den/de som deltar upplever mötena som meningsfulla, är en konst. Ett hantverk. En färdighet som innehåller många komponenter. En komplexitet att utforska och en kunskap att utveckla, som medvetandegör de olika fenomen som uppstår i mellanmänskliga möten.
Alla kommer vi till ett samtal/möte med förväntningar, förhoppningar, föreställningar, fantasier och eventuella farhågor. Vi har också olika tempo, viljor, känslor och erfarenheter. Som mötesledare ska jag lotsa och ta hänsyn till alla dessa aspekter under mötets olika faser och jag ska ha koll på att vi pratar om det vi ska, att vi följer dagordningen, att vi håller och anpassar tiden rätt, fördela talutrymmet, hjälpa till i lyssnandet, sammanfatta, dokumentera och samtidigt ha en ”neutral” hållning.
Före mötet måste jag se till att rätt personer är på plats, att balans mellan mötesdeltagarna är taget hänsyn till, att syftet är kommunicerat och klart och tydligt för alla, att rätt tid är avsatt, att lokal/möblering stämmer med typen av möte, att mötet leds i former som passar innehåll och deltagare, att frågan om uppföljning finns med.
De aspekter vi beskrivit är av olika betydelse beroende på vilken typ av möte/samtal det är: enskilt / par / familj / förmöte / uppföljningsmöte / planeringsmöte / samordningsmöte / nätverksmöte / informationsmöte / beslutsmöte / akut eller stabil kris / terapeutiskt samtal / konsultation / handledning / medling / coachande samtal / konflikthantering / möte med enbart professionella / reflektionsmöte.
I mötet människor emellan uppstår ett rum, där möjligheter och utmaningar väntar på att upptäckas.